Datenschutz im Homeoffice

Neue Arbeitsbedingungen schaffen neue Herausforderungen

Im Homeoffice müssen sensible Daten ebenso geschützt werden wie im Büro. Foto: VinzentWeinbeer/Pixabay

28.09.2020

Sind die Mitarbeiter im Homeoffice, ist der Arbeitgeber aufgerufen, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um einem möglichen Datenschutzverstoß vorzubeugen. Auch beim Arbeiten im Homeoffice muss die Vertraulichkeit und Integrität personenbezogener Daten gewährleistet sein. Daraus folgt, dass personenbezogene Daten auch zuhause gemäß Artikel 5 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO vor unbefugter und unberechtigter Verarbeitung sowie vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder Beschädigung zu schützen sind.  

Heikle Themen: Speichern und Drucken  

Dies bedeutet vor allem, dass auch für die Arbeit im Homeoffice ausschließlich die vom Arbeitgeber bereitgestellte Hard- und Software genutzt werden darf. Das gilt nicht nur für den Laptop oder PC, mit dem die Beschäftigten von zu Hause aus arbeiten, sondern insbesondere auch für das Speichern der von ihnen erstellten Dokumente.
                    

Hees Bürowelt GmbH

Deshalb ist es wichtig, dass die Mitarbeiter auch von zuhause aus, beispielsweise über einen VPN-Zugang, auf die IT-Infrastruktur des Arbeitgebers zugreifen können. Sofern dies nicht möglich ist und eine Speicherung von Daten nur lokal erfolgen kann, sollten personenbezogene Daten dann jedenfalls unbedingt verschlüsselt gespeichert werden. Außerdem müssten solche lokal gespeicherte Daten schnellstmöglich auf die Systeme des Arbeitgebers übertragen werden.

Das Ausdrucken von Dokumenten im Homeoffice sollte auf das minimal erforderliche Maß beschränkt werden. Ausgedruckte Dokumente sind unmittelbar nach Wegfall ihres Verwendungszwecks zu vernichten. Soweit die Mitarbeiter im Homeoffice nicht über datenschutzkonforme Aktenvernichtungsgeräte verfügen, was vermutlich eher selten der Fall sein wird, müssen datenschutzrechtlich heikle Ausdrucke bei nächst möglicher Gelegenheit zur Vernichtung mit in den Betrieb gebracht werden. Das Wegwerfen von Ausdrucken mit personenbezogenen Daten in den heimischen Hausmüll ist strikt untersagt.

Und natürlich muss im Homeoffice sichergestellt sein, dass ausschließlich der Arbeitnehmer Zugang zu den im Zusammenhang mit seiner Arbeitstätigkeit anfallenden personenbezogenen Daten hat. Weder Familienangehörige, Mitbewohner noch sonstige Personen dürfen Zugriff auf die zu schützenden Daten erhalten. Aus diesem Grund sollten die Arbeitnehmer angehalten werden, nach Möglichkeit in einem Raum zu arbeiten, der für dritte Personen nicht uneingeschränkt frei zugänglich ist. (www.haufe.de)